Publicada em: 05 de outubro de 2020.
Para quem têm de lidar com emissão de notas fiscais
é muito importante conhecer os tipos de documentos fiscais eletrônicos
existentes. No Brasil temos muitos tipos e cada um tem as suas próprias regras
e particularidades. Abaixo vamos comentar um pouco sobre alguns cuidados a se
ter com um desses modelos, a NF-e.
Os contribuintes que efetuam venda de mercadorias
usam este modelo de documento fiscal eletrônico. Ao passo que ele esse é o
modelo de documento mais utilizado atualmente, ele também necessita de atenção
e cuidado para o seu preenchimento. Como estamos falando de um modelo que gera
muito volume de notas, é necessária muita organização na gestão destes
documentos.
As empresas também precisam tomar cuidado com os
erros de emissão, pois, o validador possui algumas regras que podem impedir a
emissão de uma nota fiscal. Este modelo de nota eletrônica, assim como os
demais, é emitido e com isso gera-se um XML, que é a nota fiscal. As
mercadorias que tem suas NF-e emitidas, são transportadas sempre acompanhas de
suas Danfe.
Como a Danfe é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal
Eletrônica, ele não tem valor fiscal, serve apenas para acompanhar a circulação
das mercadorias. O Danfe não precisa ser arquivado, mas ele tem a chave da
NF-e, então se caso você precise consultar a nota fiscal no portal da NF-e e
não tenha o XML, pode usar essa informação.
As chaves de acesso ajudam a resolver esse problema
da consulta, o que é uma vantagem em certos momentos. Mas o ideal é o
contribuinte ter os XML, nem que para isso ele adquira uma ferramenta de busca
de documentos fiscais. O XML é o arquivo essencial, esse o contribuinte sempre
tem de ter.
Quando falamos de saídas é mais fácil ter todos os
XML, o problema começa quando falamos das notas fiscais de compra. Como existe
uma grande dificuldade nessa questão, muitas empresas possuem ferramentas
tecnológicas para ajudar a obter essas notas fiscais de entrada. Porém,
recentemente está tendo uma maior dificuldade de obter esses documentos, mesmo
com o uso dessas soluções.
O que muitas dessas ferramentas fazem para poder
obter os documentos é utilizar robôs para acessar os portais das fazendas e
pegar os dados das notas fiscais. Por meio desse tipo de consulta é possível
criar um XML artificial.
Os contribuintes precisam ter atenção com as
alterações promovidas pelo governo, pois, com a LGPD, e o Ajuste Sinief 16/18
as consultas estão mais restritas à apenas os participantes dos documentos
fiscais. Apenas para reforçar o Ajuste Sinief 16/18 trouxe estas novas regras
quanto a consulta das NF-es:
Antes para fazer uma consulta de NF-e no portal da
nota fiscal eletrônica, não era necessário o uso de certificado digital.
Segundo as recentes mudanças feitas no portal, agora para fazer a consulta já é
necessário o uso de certificado digital.
O download do XML das notas de entrada é muito
importante, pois, em primeiro lugar nenhum documento de compra pode faltar nas
escriturações dos Speds. E em segundo lugar é necessário armazenar as NFEs por
5 anos.
O empresário que tiver dificuldade em obter estes
documentos fiscais de entrada deve conversar com seus fornecedores, e seu
contador. Apenas reforço ao empresário que não é responsabilidade da
contabilidade buscar estes documentos. Isso é uma responsabilidade da empresa,
que deve se comprometer a enviar diretamente a sua contabilidade todos os
documentos fiscais.
Publicada por Morgana Paulette.